Cosa sono i “sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati”?
Con la Circolare n. 19 del 20 settembre 2022, il Ministero del Lavoro è intervento a chiarire cosa debba intendersi per “sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati” e, conseguentemente, quando sorga in capo al datore di lavoro l’obbligo di informare i dipendenti circa l’uso e il funzionamento degli stessi.
Più precisamente – posta la necessità di contemperare l’esigenza dei dipendenti di condizioni di lavoro trasparenti con quella di imporre all’imprenditore un obbligo informativo – il livello di dettaglio dell’informativa privacy normalmente prevista dovrà essere incrementato, con l’indicazione di tali sistemi, nel caso in cui dal loro utilizzo derivino rilevazioni e decisioni automatizzate idonee ad influire sulla sorte del rapporto di lavoro.
I dubbi derivanti dal tenore letterale della norma
Il D.Lgs. n. 104/2022 (c.d. “Decreto Trasparenza”), nell’introdurre l’art. 1-bis nel D.Lgs. 26 maggio 1997 n. 152, ha gravato i datori di lavoro o committenti di un ulteriore, diverso obbligo informativo da adempiere nei confronti dei propri dipendenti, che si aggiunge a quelli già previsti dall’art. 1 del D.Lgs. n. 152/1997 (inerente gli “aspetti essenziali” del rapporto di lavoro (durata del periodo di prova, lavoro straordinario, congedi retribuiti fruibili, ecc.).
Per quanto oggetto del presente articolo, entro il settimo giorno successivo all’inizio della prestazione lavorativa, il datore di lavoro è tenuto a informare per iscritto sia i dipendenti, sia le rappresentanze sindacali aziendali, dell’utilizzo di “sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati” che forniscono indicazioni relative: i) all’assunzione o al conferimento dell’incarico, alla gestione o alla cessazione del rapporto di lavoro ovvero all’assegnazione di compiti o mansioni; ii) alla sorveglianza e alla valutazione delle prestazioni dei lavoratori e dell’adempimento delle loro obbligazioni contrattuali.
La locuzione impiegata dal legislatore, tuttavia, risulta particolarmente lata, in quanto, dal tenore letterale della stessa, non è chiaro quali strumenti decisionali e di controllo in uso presso il datore di lavoro debbano rientrare nell’obbligo informativo di cui alla norma in commento.
I chiarimenti del Ministero – Circolare n. 19 del 20 settembre 2022 – sistemi decisionali automatizzati
Con riferimento ai “sistemi decisionali automatizzati”, con la Circolare emarginata il Ministero del Lavoro è intervenuto a precisare:
- che l’obbligo informativo in capo ai datori di lavoro sussiste qualora “la disciplina della vita lavorativa del dipendente, o suoi particolari aspetti rilevanti, siano interamente rimessi all’attività decisionale di sistemi automatizzati”, ossia nei casi in cui l’intervento decisionale umano del datore di lavoro si profili come “meramente accessorio”, finanche insussistente;
- che sarà necessario procedere con la predisposizione o l’integrazione dell’informativa solamente nei soli casi in cui l’attività automatizzata sia finalizzata a un’attività datoriale di natura valutativa o decisionale del rapporto di lavoro.
Ciò avviene, a titolo esemplificativo, allorquando, in sede di colloquio di lavoro, il candidato interagisca non con un recruiter persona fisica, bensì con sistema elettronico in grado di simulare conversazioni umane (chatbot) ovvero si proceda con lo screening informatizzato dei curricula vitae o la profilazione automatizzata dei potenziali dipendenti, oppure ancora si ricorra all’utilizzo di software per il riconoscimento emotivo e lo svolgimento di test psicoattitudinali.
Il Ministero del Lavoro, nella predetta Circolare, elenca quali “sistemi decisionali automatizzati” le analisi statistiche, gli strumenti di data analytics o machine learning, le reti neurali o deep-learning (con riguardo alla definizione dell’orario di lavoro, all’analisi della produttività, alla determinazione della retribuzione, alle promozioni).
Al riguardo, il Ministero ha affermato che sarà necessaria la messa a punto di un’informativa ai dipendenti ove il ricorso a tali strumenti conduca ad una assegnazione o revoca automatizzata di compiti, mansioni o turni, in assenza di decisioni del datore di lavoro persona fisica. In altri termini, il datore di lavoro dovrà informare i dipendenti sull’utilizzo di strumenti informatici dai quali possano derivare decisioni aziendali automatizzate.
Di converso, il predetto Dicastero ritiene che ai lavoratori non debba essere fornita un’apposita informativa qualora nelle imprese siano istallati sistemi automatizzati deputati alla rilevazione delle presenze in ingresso e in uscita “cui non consegua un’attività interamente automatizzata finalizzata a (n.d.r. da cui discenda) una decisione datoriale”.
I chiarimenti del Ministero – Circolare n. 19 del 20 settembre 2022 – sistemi di monitoraggio automatizzati
Con riferimento ai “sistemi di monitoraggio automatizzati”, nella predetta Circolare il Ministero ha precisato che si intendono tali sia i dispositivi digitali che consentono di rilevare e monitorare la presenza dei lavoratori (GPS e geolocalizzatori, sistemi di videosorveglianza, strumenti per il riconoscimento facciale), sia gli strumenti dati in uso ai dipendenti per lo svolgimento della propria prestazione lavorativa (tablet o computer), purché suscettibili di essere impiegati dal datore di lavoro per sorvegliare e valutare le prestazioni lavorative e trarne decisioni che incidano sull’andamento o sulla prosecuzione del rapporto di lavoro.
Per il che, ad esempio, l’uso di un computer consegnato al dipendente e tramite il quale lo stesso lavora e gestisce il proprio account professionale di posta elettronica, esclude l’obbligo informativo, sempre che lo strumento non sia in grado di generare decisioni automatizzate (ad esempio, con riguardo alla valutazione della prestazione).
Conclusioni
In definitiva, la ratio legis della disposizione normativa de qua va individuata nel fatto che il funzionamento dei sistemi automatizzati postula la raccolta e l’elaborazione di dati personali inerenti all’attività lavorativa di ciascun prestatore di lavoro, dai quali possano derivare decisioni automatizzate del datore di lavoro sulla sorte del rapporto di lavoro. In tali casi, è necessario predisporre una idonea informativa.
